¿Qué es un proceso administrativo y su importancia?

El proceso administrativo consiste en la ejecución coordinada y continua de las funciones de la administración con el fin de satisfacer los objetivos institucionales. Un proceso administrativo es un conjunto de etapas que se siguen para darle solución a un problema de administración. Para llevar a cabo la planeación de un proceso correctamente, se deben respetar las metas, estrategias y políticas de la empresa; y además establecer objetivos y un control claro y preciso,  para que la gestión empresarial sea fluida.

Funciona como una guía simple y rigurosa mediante la cual una empresa u organización intenta lograr los objetivos propuestos de la forma más eficiente. La aplicación de este proceso administrativo permite aprovechar la mano de obra y los recursos técnicos y materiales que posee una empresa. El proceso administrativo permite controlar de manera organizada los recursos y disponerlos de manera eficiente.

Este proceso puede ser aplicado en cualquier tipo de empresa y cada uno de los miembros de la organización debe conocer su rol dentro del proceso. La planificación y organización de los procesos administrativos suele ser el deber de los puestos jerárquicos cuyas funciones son menos técnicas y más administrativas.

Los procesos administrativos cuentan con diferentes características las cuales son:

• Es utilizado en empresas y organizaciones para la correcta administración y utilización de los recursos.
• Sirve para organizar procedimientos y cumplir metas y objetivos.
• Debe estar alineado a los objetivos de la empresa y se busca que pueda ser aplicado de manera efectiva y simple.
• Sus fases están interrelacionadas y se pueden dividir en: mecánica (compuesta por la planificación y la organización) y dinámica (compuesta por la dirección y el control).
• El ciclo de sus fases se repite por cada objetivo propuesto. Son etapas cíclicas y repetitivas.
• Debe ser conocido por todos los miembros de la empresa.
• Puede ser aplicado en cualquier tipo o tamaño de empresa.
• Debe ser regulado por la cúpula administrativa de la organización.

Etapas de un Proceso Administrativo.

1. Planificación: se definen los objetivos que se esperan alcanzar, así como las estrategias a establecer para llegar a ellos. Realizar un documento del plan a seguir, en el que se incluirán todas las actividades futuras del proceso administrativo, así como los plazos y tiempos que debe cumplir cada área de tu compañía.
2. Organización: establecer quién, cuándo y cómo se realizará cada tarea propuesta en la etapa de planificación, ya sea mediante la conformación de grupos de trabajo o la asignación de tareas individualizadas en función de sus habilidades y capacidades. Cada área de trabajo debe dar cumplimiento con base en el plan trazado por la directiva, para que cada eslabón de la empresa se desarrolle de manera sincronizada.
3. Dirección: en este punto, se designará a un guía, quien se encargará de liderar todos los equipos de trabajo para que se apeguen al plan establecido. Debe apoyar al personal en todo momento ante cualquier necesidad que surja en el proceso y dar solución a las problemáticas que se puedan presentar en el camino.
4. Control: supervisar el plan establecido a través de la medición y análisis de una serie de indicadores (por lo general se utilizan los KPI). Es una de las etapas más importantes, ya que la mayoría de las empresas operan en ambientes volátiles, por lo que su recurrente revisión y análisis es relevante para conocer el funcionamiento e impacto de los procesos administrativos implementados. Contribuye a analizar los puntos más altos y los más bajos, sus causas y sus posibles mejoras.

¿Para qué sirve el proceso administrativo?

El proceso administrativo se puede clasificar en múltiples beneficios como los siguientes:

• Dirección, coordinación y control.
• Logro ordenado de los objetivos del negocio.
• Uso óptimo de los recursos.
• Fortaleza competitiva.
• Motivación de los empleados.
• Gestión eficaz.
• Permite que la empresa esté enfocada en el futuro y sus objetivos.
• Facilita la toma de decisiones y la definición de las estrategias.
• Define la jerarquía de la empresa y establece funciones para cada persona dentro de la organización, para un buen funcionamiento. 
• Permite diseñar métodos y procedimientos a la hora de llevar a cabo cada una de las actividades de la empresa.
• Evita que las funciones se dupliquen dentro de un departamento.
• Mejora el ambiente entre colaboradores y directivos.
• El trabajo fluye de forma constante.
• Gracias al proceso administrativo es posible detectar problemas y establecer mejoras para corregir las desviaciones.
• Es más fácil identificar los recursos necesarios para cada una de las actividades o tareas a desempeñar.